INTRODUCCIÓN
Todo profesionalismo enfocado en ofrecer soluciones eficaces y eficientes a los problemas de una organización debe conocer y aplicar de manera experta el proceso de análisis y diagnostico; en caso contrario, sus iniciativas podrían ocasionar despilfarro de recursos (tiempo, dinero y esfuerzo) y, en consecuencia, fracasar en su propósito.
¿Qué es un diagnostico?
Una organización es un sistema que exhibe las mismas características de todo organismo vivido, tales como el ciclo de la vida: nace, se desarrolla, se produce, se madura y se muere". Es un proceso que se ejecuta con la finalidad de identificar, a partir del estudio de sus síntomas o de la realización de diversas pruebas, los problemas y áreas de oportunidad que una organización presenta; este proceso permite al analista a llegar a conclusiones respecto a la naturaleza del problema, y proponer o implementar una posible solución para resolverlo.
¿Cómo realizar un diagnostico organizacional?
Enfoque a manera de contextualización.
1. De síntomas a problemas: Primero se identifican los síntomas que presenta el sistema, luego se clasifican y, por último, se concluye algo a partir de éstos. Como por ejemplo el método de Delphi y técnica TKJ, reportada por Sánchez-Guerrero (2003).
2. Análisis de brecha: Se identifican las brechas (o problemas) al contrastar (comparar) a la realidad del sistema de estudio contra lo deseado, una vez identificadas estás deberán ser cerrada. Este análisis puede hacerse desde dos perspectivas.
a) Partiendo de metas establecidas para ciertos indicadores, los cuales son establecidos para medir resultados o procesos, por ejemplo; Tablero de control propuesto por Kaplan y Norton (2009).
b) Considerando lo establecido por modelos conceptuales (una teoría) o las buenas prácticas, lo que implica que primero debemos entender los ideales que el sistema debe cumplir. Ejemplo: Auto-evaluación de modelos de excelencia, como el planteado por la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM, 2012, por sus siglas en ingles), así como lo establecido por la norma ISO 9000 (2015), entre otros.
SÍNTOMAS O PROBLEMAS.
Es fundamental establecer la diferencia conceptual entre síntoma y problema, ya que comúnmente se denomina problema a todo estado de insatisfacción que se detecta en un sistema. Sin embargo, esta visión solo refleja un enfoque reduccionista en la manera de abordar una situación no deseada, puesto que la detección e identificación de síntomas siempre estará limitada a la visión de los participantes en este proceso.
Un Síntoma es la manifestación de un problema fácilmente detectable mediante los sentidos.
Un Problema es un estado de insatisfacción que evidencia una desviación (brecha) entre una situación actual y una deseada; desviación que es detectada por un analista mediante un proceso de reflexión profunda, utilizando los síntomas identificados (otros datos relevantes del sistema) y los síntomas establecidos por los modelos de referencia, que indican el esto ideal o deseado de la situación de la organización.
Un problema solo puede ser determinado o definido por el analista después de ejecutar todo un proceso de síntesis.
Un Síntoma es la manifestación de un problema fácilmente detectable mediante los sentidos.
Un Problema es un estado de insatisfacción que evidencia una desviación (brecha) entre una situación actual y una deseada; desviación que es detectada por un analista mediante un proceso de reflexión profunda, utilizando los síntomas identificados (otros datos relevantes del sistema) y los síntomas establecidos por los modelos de referencia, que indican el esto ideal o deseado de la situación de la organización.
Un problema solo puede ser determinado o definido por el analista después de ejecutar todo un proceso de síntesis.
Es posible que lamentablemente los problemas sean definidos de manera reduccionista, lo cual puede ocasionar que al atenderlos tal como han sido planteados solo generemos resultados parciales que no satisfagan la necesidad real, y, según Ackoff (2002), si lo hiciéramos así, seria hacer algo que produce un resultado aceptable o que satisface de momento la necesidad, pero ese algo solo seria seleccionado de manera arbitraria, bajo el único criterio de "aprueba y error".
Las cuatro formas de atender un problema que propone Ackoff.
Las cuatro formas de atender un problema que propone Ackoff.
Se sugiere que todo diagnostico que se realice en una organización sea integral, siguiendo la lógica que promueve ser expansionista y no reduccionista; es decir, ver el todo ante de las partes fragmentadas. Decisiones que debemos tomar para resolver el problema, como: plantear objetivos y metas realistas, y orientar el desarrollo integral de la organización.
MÉTODO DE DIAGNÓSTICO DESDE UN ENFOQUE DE SISTEMA.
Se recomienda establecer una metodología basada en modelos diseñados en un enfoque de sistemas, que como punto de partida para realizar un análisis integral plantee los ideales que la organización desee cumplir, y que provea información acerca del estado actual y de las brechas que habrán de cerrarse para cumplir con esos ideales.
No se recomienda aplicar técnicas o herramientas básicas, ya que estas suelen ser reduccionistas y se necesita ser expancionistas, para este tipo de método es necesario ver la metodología de análisis de una organización, vista como un sistema (MAO), metodología que resulta conveniente como un primer acercamiento al estudio de una organización, pues completa un análisis de brecha en todos sus procesos, considerando como referencia los modelos de sistemas y de buenas practicas reconocidas internacionalmente.
METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE UNA ORGANIZACIÓN VISTA COMO UN SISTEMA (MAO).
La metodología MAO parte del conocimiento del objeto de estudio, incluyendo el detalle de sus procesos. Así pues, la metodología MAO inicia con la identificación y conceptualización de modelos de referencia (que deberían ser estudiados y comprendidos), como paso previo a la selección o diseño de un modelo ecléctico, que deberían incluir todos los ideales que se deseen evaluar, tal como se representa en la siguiente imagen.
El modelo seleccionado o diseñado no sólo es útil para representar el sistema a estudiar - tal como lo indica el sistema MAO -, sino que sera la base para desarrollar la FASE III correspondiente al análisis, pues permitirá contrastar (comparar) la realidad de la organización contra los ideales del modelo, determinar los problemas (brecha) que se deberán atender.
Comenzaremos con el estudio de la Metodología de análisis de una organización vista como un sistema (MAO), explicaremos la lógica de la FASE II como una forma de conseptualizar el modelo de referencia para considerar el análisis del sistema, ejemplificando con el modelo compuesto por la MAO, que incluye modelos de referencia y de buenas practicas. La FASE III: Cómo realizar el análisis de la situación actual del sistema, base metodológico para el planteamiento de problemas y de posibles soluciones, sera estudiada en el siguiente capítulo.
Se recomienda establecer una metodología basada en modelos diseñados en un enfoque de sistemas, que como punto de partida para realizar un análisis integral plantee los ideales que la organización desee cumplir, y que provea información acerca del estado actual y de las brechas que habrán de cerrarse para cumplir con esos ideales.
No se recomienda aplicar técnicas o herramientas básicas, ya que estas suelen ser reduccionistas y se necesita ser expancionistas, para este tipo de método es necesario ver la metodología de análisis de una organización, vista como un sistema (MAO), metodología que resulta conveniente como un primer acercamiento al estudio de una organización, pues completa un análisis de brecha en todos sus procesos, considerando como referencia los modelos de sistemas y de buenas practicas reconocidas internacionalmente.
METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE UNA ORGANIZACIÓN VISTA COMO UN SISTEMA (MAO).
La metodología MAO parte del conocimiento del objeto de estudio, incluyendo el detalle de sus procesos. Así pues, la metodología MAO inicia con la identificación y conceptualización de modelos de referencia (que deberían ser estudiados y comprendidos), como paso previo a la selección o diseño de un modelo ecléctico, que deberían incluir todos los ideales que se deseen evaluar, tal como se representa en la siguiente imagen.
El modelo seleccionado o diseñado no sólo es útil para representar el sistema a estudiar - tal como lo indica el sistema MAO -, sino que sera la base para desarrollar la FASE III correspondiente al análisis, pues permitirá contrastar (comparar) la realidad de la organización contra los ideales del modelo, determinar los problemas (brecha) que se deberán atender.
Comenzaremos con el estudio de la Metodología de análisis de una organización vista como un sistema (MAO), explicaremos la lógica de la FASE II como una forma de conseptualizar el modelo de referencia para considerar el análisis del sistema, ejemplificando con el modelo compuesto por la MAO, que incluye modelos de referencia y de buenas practicas. La FASE III: Cómo realizar el análisis de la situación actual del sistema, base metodológico para el planteamiento de problemas y de posibles soluciones, sera estudiada en el siguiente capítulo.
Bibliografía:
Análisis y diseño de procesos
Una metodología con enfoque de madurez organizacional.
Alejandro Arellano González
Blanca Carballo Mendívil
Nidia Josefina Ríos Vázquez.
Análisis y diseño de procesos
Una metodología con enfoque de madurez organizacional.
Alejandro Arellano González
Blanca Carballo Mendívil
Nidia Josefina Ríos Vázquez.